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企業采購業務風險及應對措施

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2021-10-09
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  企業采購,顧名思義是指企業購買物資(或者接受勞務)及支付款項的相關經濟活動。采購業務是企業日常經營中必不可少的,由于其重要性及風險性,我們不得不慎重對待。
      一、采購業務存在的風險
      1、采購業務部門權限界定不明確,人員權責不分明,容易影響采購效率。
      2、采購計劃不合理,采購數量缺少科學依據,造成庫存短缺或積壓,影響企業經營目標或造成資源浪費。
      3、招投標機制不科學導致供應商選擇不當,導致采購產品價格虛高、出現舞弊行為等問題。
      4、采購產品驗收不規范,造成入庫產品賬實不符的情況。
      5、付款審批不嚴,不嚴格按照付款審批程序容易造成資金損失。
      上述風險,應該引起企業經營者的重視,并采取對應的措施規避或降低采購業務風險。那應該怎么做呢?
      二、采購業務風險應對措施
      首先,結合企業經營情況,全面梳理采購業務流程,完善采購業務管理制度。重點要明確對應部門及人員的工作職責和權限,做到人人知道做什么,怎么做。比如:應建立采購申請制度,確定業務歸口部門,做到采購業務集中管理,避免分散采購情況的出現,以此達到提高采購效率,降低采購成本的目的。
      其次,盡量做到采購計劃安排科學化,結合現有庫存量及市場發展趨勢,確定最佳經濟訂貨數量,避免因采購計劃不合理造成的庫存短缺或積壓情況。
      針對招投標方面的問題,應合理確定招投標的范圍、招投標文件制定、評標辦法、中標供應商合同簽訂等管理辦法。建立科學的供應商評估、準入及清退制度,通過供應商信息化管理體系,加強供應商的選擇及管理工作。同時,針對舞弊行為,企業應建立采購業務人員定期輪崗制度,并加強日常監督管理工作。
      針對采購驗收不規范的問題,應當建立嚴格的企業驗收制度,明確不相容崗位人員配置,設立專人負責產品的驗收及入庫,以便做到采購、驗收人員業務分離,相互監督。
      最后企業應加強采購付款的管理,完善付款審批流程,明確付款環節審批人員的權限。財務人員應嚴格核實采購預算、采購合同及協議、付款審批單據等相關內容,只有審核無誤方可付款。付款過程中,應嚴格審查采購發票的真偽、合法有效性,杜絕虛假發票騙取資金的情況。
      企業應設立專人,定期通過函證的方式,與供應商核對往來款項的情況。與此同時,企業應建立退貨管理制度,明確退貨條件、退貨手續、產品出入、貨款回收及索賠等問題,減少該方面的經濟損失。
(總經理辦公室 郭冬)
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